Termo de Referência Contratação de Escritório de Contabilidade, Assessoria Fiscal, Trabalhista e Gestão de Folha de Pagamento Escritório RSF Brasil Julho de 2026

O presente Termo de Referência ("TdR") estabelece as condições sob as quais a Repórteres sem Fronteiras – Brasil (RSF Brasil) (doravante denominada "Contratante" ou "Beneficiária") pretende contratar um escritório de contabilidade para a prestação de serviços de contabilidade, gestão financeira, assessoria tributária, processamento de pagamentos, administração de folha de pagamento e apoio à gestão de recursos humanos.

1. Contexto

A RSF Brasil pretende contratar um escritório de contabilidade devidamente constituído e habilitado para atuar no Brasil, com comprovada experiência na prestação de serviços contábeis, fiscais, trabalhistas e financeiros, em conformidade com a legislação brasileira e com as normas emitidas pelos órgãos competentes, incluindo, entre outros, o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), a Receita Federal do Brasil, bem como demais autoridades regulatórias aplicáveis.

1/ RSF Brasil

A RSF Brasil atua há mais de dez anos em parceria com organizações da sociedade civil, veículos de comunicação e autoridades públicas brasileiras para fortalecer a liberdade de imprensa no país, sendo atualmente reconhecida como uma das principais organizações da sociedade civil dedicadas a essa missão. Em janeiro de 2026, a equipe da RSF Brasil é composta por dez colaboradores, sendo oito baseados no Brasil, um na Colômbia e um no México, além de uma rede de aproximadamente doze correspondentes distribuídos pela América do Sul. 

Com orçamento anual próximo de R$ 4 milhões, a organização é financiada por acordos de cooperação celebrados com organismos públicos internacionais e fundações privadas.

2/  Escritório de Contabilidade

Desde sua criação, em 2015, a RSF Brasil conta com um prestador de serviços responsável pelas atividades contábeis, fiscais, trabalhistas, processamento de pagamentos e representação legal da organização. Em conformidade com seus procedimentos internos de governança e compras, a RSF Brasil realizará um processo competitivo de seleção para contratação do escritório de contabilidade responsável pela prestação desses serviços por um período inicial mínimo de três anos.

2. Objetivos

O objetivo da presente contratação é assegurar a adequada escrituração contábil da organização, o pleno cumprimento das obrigações tributárias, fiscais e trabalhistas, bem como o apoio à gestão financeira da RSF Brasil, em conformidade com a legislação brasileira, as normas contábeis aplicáveis às entidades sem fins lucrativos e as melhores práticas profissionais.

3. Escopo dos Serviços

O escritório de contabilidade contratado será responsável pela prestação dos serviços descritos a seguir, abrangendo atividades contábeis, fiscais, financeiras, trabalhistas e de administração de pessoal.

1/ Contabilidade

• Escrituração contábil em conformidade com a legislação brasileira e com as normas contábeis aplicáveis às entidades sem fins lucrativos (associações sem fins lucrativos), incluindo as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs) e demais regulamentações pertinentes.

• Utilização de centros de custos ou eixo analítico no sistema contábil, permitindo a alocação das despesas por projeto e o acompanhamento da execução financeira, em conformidade com as exigências dos financiadores da RSF Brasil.

• Elaboração das demonstrações contábeis obrigatórias ao encerramento de cada exercício social, bem como de outras demonstrações e relatórios financeiros sempre que solicitados pela RSF Brasil.

• Elaboração de balancetes, razão, diário, livros contábeis e demais relatórios contábeis mensais, trimestrais e anuais, de acordo com as necessidades da organização e dos seus financiadores.

• Representação da RSF Brasil perante os órgãos da administração tributária, previdenciária, trabalhista e demais autoridades competentes, sempre que necessário no âmbito da prestação dos serviços.

• Apoio técnico na preparação de auditorias financeiras e institucionais conduzidas por auditores independentes ou financiadores, incluindo disponibilização de documentação, esclarecimentos técnicos e atendimento às solicitações formuladas durante os processos de auditoria.

• Apoio à elaboração de relatórios financeiros e prestações de contas exigidos por financiadores nacionais e internacionais, incluindo demonstrações financeiras por projeto, conciliações contábeis e demais documentos necessários ao cumprimento das obrigações contratuais da RSF Brasil.

2/ Gestão Financeira e Processamento de Pagamentos

• Preparação das ordens de pagamento nos sistemas de internet banking utilizados pela RSF Brasil e operacionalização dos pagamentos exclusivamente após autorização formal dos representantes legalmente autorizados da organização, permanecendo a responsabilidade pela aprovação integralmente com a RSF Brasil. 
• Conferência da documentação comprobatória das despesas, incluindo notas fiscais, recibos e demais documentos, verificando sua conformidade legal e procedendo ao respectivo registro contábil.

• Apuração e recolhimento dos tributos devidos pela organização.

• Processamento e pagamento da folha de salários, encargos sociais, tributos incidentes e demais obrigações trabalhistas.

• Monitoramento dos prazos legais relacionados às obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas, comunicando previamente à RSF Brasil sobre providências necessárias para seu cumprimento. 

3/ Assessoria Tributária e Fiscal

• Apuração dos tributos e elaboração dos livros e registros fiscais exigidos pela legislação brasileira.

• Preparação, transmissão e acompanhamento de todas as obrigações fiscais e acessórias aplicáveis à RSF Brasil perante os órgãos competentes.

• Prestação de assessoria tributária sob demanda, incluindo consultas relativas à legislação fiscal, interpretação normativa e apoio em eventuais procedimentos de fiscalização.

4/ Administração da Folha de Pagamento e Recursos Humanos

O escritório contratado será responsável pela administração da folha de pagamento e pelo suporte às rotinas trabalhistas, incluindo, entre outros, os seguintes serviços:

• Processamento mensal da folha de pagamento.

• Emissão de holerites (contracheques) e demais documentos relacionados à remuneração dos empregados.

• Cálculo e processamento de férias, 13º salário, verbas rescisórias, encargos sociais e demais direitos trabalhistas previstos na legislação brasileira.

• Cumprimento e transmissão das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais por meio dos sistemas oficiais aplicáveis (incluindo eSocial, DCTFWeb, FGTS Digital e demais obrigações acessórias vigentes durante a execução do contrato).

• Elaboração e atualização, quando solicitado, de documentos e rotinas internas relacionados à administração de pessoal.

• Orientação técnica sobre questões trabalhistas e previdenciárias relacionadas à gestão de recursos humanos da RSF Brasil.

4. Prazo da Contratação

A prestação dos serviços terá início em 01/10/2026 e será contratada por um período inicial de três (3) anos, podendo ser renovada mediante acordo expresso entre as partes, condicionado à avaliação satisfatória da execução contratual. 

5. Reporte e Comunicação

O escritório de contabilidade reportar-se-á diretamente à Direção da RSF Brasil e à Coordenação de Projetos.

Os relatórios, pareceres e demais documentos produzidos no âmbito da prestação dos serviços deverão ser apresentados em português e/ou inglês, conforme acordado entre as partes.

A Contratada deverá assegurar canais permanentes de comunicação com a equipe da RSF Brasil e comprometer-se a responder consultas ordinárias no prazo máximo de dois (2) dias úteis e demandas urgentes no prazo máximo de um (1) dia útil, salvo situações excepcionais devidamente justificadas.

Sempre que solicitado, a Contratada deverá participar de reuniões virtuais ou presenciais de acompanhamento dos serviços.

6. Confidencialidade

O escritório de contabilidade deverá tratar como estritamente confidenciais todas as informações, documentos e dados aos quais tiver acesso em decorrência da execução dos serviços objeto deste Termo de Referência.

Nenhuma informação poderá ser divulgada a terceiros sem autorização prévia e por escrito da RSF Brasil, exceto quando exigido por disposição legal ou determinação de autoridade competente.

O dever de confidencialidade permanecerá vigente mesmo após o encerramento da relação contratual.

1/ Conflito de Interesses

A empresa deverá informar imediatamente à RSF Brasil qualquer situação que possa configurar conflito de interesses, real ou potencial, relacionada à execução dos serviços objeto deste Termo de Referência. A existência de conflito de interesses poderá constituir motivo para desclassificação da proposta ou para rescisão contratual, conforme avaliação da RSF Brasil.

7. Qualificações e Experiência

O escritório de contabilidade deverá atender, no mínimo, aos seguintes requisitos:

• Estar regularmente constituído e legalmente habilitado para exercer suas atividades no Brasil.
• Possuir registro ativo perante o Conselho Regional de Contabilidade (CRC).
• Contar com profissionais habilitados e regularmente registrados no CRC.
• Comprovar experiência na prestação de serviços contábeis, fiscais e trabalhistas a organizações estabelecidas no Brasil.
• Demonstrar conhecimento sólido da legislação tributária, societária, trabalhista e previdenciária brasileira, bem como das normas aplicáveis às organizações da sociedade civil e entidades sem fins lucrativos.
• Possuir capacidade de comunicação oral e escrita em inglês ou francês, suficiente para interação técnica com a sede internacional da RSF, seus financiadores e auditores internacionai (requisito obrigatório).

8. Honorários e Condições de Pagamento

Os honorários serão negociados separadamente e poderão ser estabelecidos sob a forma de remuneração mensal fixa ou outra estrutura comercial acordada entre as partes.

As condições de faturamento e pagamento serão definidas no contrato de prestação de serviços.

9. Proposta Técnica e Financeira

Os interessados deverão apresentar Proposta Técnica e Proposta Financeira distintas, demonstrando claramente sua capacidade técnica, metodologia de trabalho, experiência e condições comerciais para a execução dos serviços descritos neste Termo de Referência.

1/ Proposta Técnica

A Proposta Técnica deverá contemplar, no mínimo, os seguintes elementos:

a) Compreensão da Contratação

• Descrição da compreensão do proponente acerca dos objetivos, escopo e requisitos desta contratação.
• Identificação dos principais aspectos regulatórios, contábeis, tributários e trabalhistas aplicáveis ao contexto brasileiro e às organizações sem fins lucrativos.

b) Metodologia e Forma de Execução

• Plano de trabalho detalhado, demonstrando os processos adotados para assegurar qualidade, conformidade legal e cumprimento dos prazos.
• Procedimentos internos de controle de qualidade e revisão técnica.
• Sistemas contábeis, softwares e ferramentas digitais utilizados na prestação dos serviços.

c) Equipe Técnica

• Estrutura organizacional da equipe responsável pela execução do contrato.
• Identificação dos profissionais-chave, indicando suas qualificações, registros profissionais (CRC) e experiência.
• Grau de participação dos sócios e profissionais seniores na execução dos serviços.

d) Experiência Profissional e Referências

• Apresentação da experiência da empresa em contratos similares, especialmente junto a organizações da sociedade civil, fundações e associações sem fins lucrativos atuantes no Brasil.
• Relação de clientes ou referências profissionais, quando autorizada sua divulgação.

e) Comunicação e Relatórios

• Forma de comunicação proposta com a RSF Brasil.
• Frequência das reuniões de acompanhamento.
• Modelos de relatórios gerenciais e respectivos prazos de entrega.
• Disponibilidade de atendimento em português, inglês e/ou francês.

2/ Proposta Financeira

A Proposta Financeira deverá ser apresentada separadamente e conter, no mínimo, as seguintes informações:

a) Estrutura de Honorários

• Descrição detalhada da estrutura de remuneração proposta (honorários mensais fixos, valores anuais ou outra modalidade).
• Especificação dos serviços abrangidos pelos honorários apresentados.
• Identificação de eventuais serviços adicionais sujeitos à cobrança específica.

b) Premissas e Exclusões

• Premissas consideradas para composição dos preços.
• Relação clara dos serviços não incluídos na proposta.

c) Condições de Pagamento

• Periodicidade de faturamento (mensal, trimestral ou outra).
• Prazo e condições de pagamento.
• Moeda de faturamento.

d) Tributos e Despesas

• Indicação dos tributos incidentes sobre os honorários.
• Tratamento aplicável às despesas reembolsáveis, quando houver.

10. Apresentação das Propostas

As Propostas Técnica e Financeira deverão ser apresentadas em documentos separados e encaminhadas eletronicamente para [email protected] até 09 de agosto de 2026, às 23h59 (horário de Brasília).

O assunto da mensagem deverá indicar: "Proposta – Contratação de Escritório de Contabilidade – RSF Brasil".

A RSF Brasil poderá desconsiderar propostas recebidas após o prazo estabelecido.

11. Critérios de Avaliação das Propostas

As Propostas Técnica e Financeira apresentadas serão avaliadas com base em sua qualidade global, experiência comprovada, capacidade técnica e competitividade financeira. 

A contratação não será necessariamente atribuída à proposta de menor preço, mas àquela que apresentar a melhor relação entre qualidade técnica e custo, considerando os interesses da RSF Brasil.

A avaliação poderá considerar, entre outros, os seguintes critérios:

• Experiência comprovada na prestação de serviços contábeis, fiscais, trabalhistas e de folha de pagamento, especialmente para organizações da sociedade civil e entidades sem fins lucrativos atuantes no Brasil;
• Qualificação, experiência e disponibilidade da equipe técnica proposta;
• Compreensão do escopo da contratação e adequação da metodologia de trabalho apresentada;
• Procedimentos internos de controle de qualidade e capacidade de atender aos requisitos de conformidade legal, fiscal e de prestação de contas;
• Capacidade de comunicação e atendimento em inglês e/ou francês;
• Qualidade, clareza, razoabilidade e competitividade da proposta financeira.

A RSF Brasil reserva-se o direito de solicitar esclarecimentos, realizar reuniões ou entrevistas com as empresas pré-selecionadas e requerer informações ou documentos complementares durante o processo de avaliação, sempre que julgar necessário.

12. Documentos de Habilitação

O escritório de contabilidade deverá apresentar, juntamente com as Propostas Técnica e Financeira, os documentos necessários para comprovar sua regularidade jurídica, capacidade técnica e situação fiscal, incluindo, quando aplicável:

• Comprovante de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
• Comprovante de registro regular perante o Conselho Regional de Contabilidade (CRC);
• Certidões de regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária vigentes;
• Identificação do(s) contador(es) responsável(is) técnico(s) pela execução dos serviços, acompanhada do respectivo registro profissional no CRC;
• Apresentação institucional da empresa e, quando disponível, referências de clientes para os quais tenham sido prestados serviços semelhantes;
• Quaisquer outros documentos que a empresa considere relevantes para demonstrar sua experiência, capacidade técnica e qualificação profissional.

A RSF Brasil poderá solicitar documentação complementar ou esclarecimentos adicionais em qualquer etapa do processo de seleção, caso considere necessário para a adequada avaliação das propostas.

13. Legislação Aplicável

Este processo de contratação, bem como o eventual contrato dele decorrente, será regido e interpretado de acordo com as leis da República Federativa do Brasil.